Tietosuoja – Kurikan Vapaaseurakunta

Kurikan Vapaaseurakunnan tietosuojaperiaatteet:

Tiedoksi henkilötietojen käsittelystämme

Yleistä

Kurikan Vapaaseurakunta on paikallisseurakunta, joka toimii Suomen Vapaakirkon alaisuudessa ja jonka ylläpitämää jäsenrekisteriä Kurikan Vapaaseurakunta käyttää.

Olemme sitoutuneet käyttämään jäsentemme, työntekijöidemme, luottamushenkilöidemme ja asiakkaidemme, joihin nähden olemme rekisterinpitäjä, henkilötietoja vastuullisesti, tietosuoja huomioiden.

Toimintamme koostuu erilaisista tapahtumista, tilaisuuksista ja kerhoista. Kaikesta 0-30-vuotiaiden toiminnasta osallistujien nimet, syntymävuosi, sukupuoli, seurakunnan jäsenyys/ei-jäsenyys raportoidaan vuosittain Suomen Vapaakirkon Nuoret ry:lle. Pääosin muusta seurakunnan toiminnasta osallistujatietoja ei kerätä.

Rekisterinpitäjiä olemme omaan henkilökuntaamme tai luottamushenkilöihimme liittyvissä asioissa ja asiakasrekisterimme osalta. Keräämme henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä näiden hoitamiseksi asianmukaisesti.

Keräämämme tiedot ovat pääsääntöisesti henkilön itsensä tai hänen laillisen edustajansa antamia.

Henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii:

Kurikan vapaaseurakunta
Jyllintaival 119
61300 Kurikka

Mitä henkilötietoja keräämme?

Keräämme henkilötietoja jäsenasioiden, työsuhteen, luottamustoimen ja asiakkuuden hoitamiseen.

Henkilöillä joiden tietoja käsittelemme, on meihin yhteys joko jäsenenä, asiakkaana, työntekijänä, työnhakijana tai luottamushenkilönä.

Kerättäviä tietoja ovat:

nimi ja yhteystiedot
henkilötunnus
henkilönumero ja palkkatiedot
pankkiyhteystiedot
tieto perehdytyksestä ja koulutuksista
ajopäiväkirjat ja matkalaskut sekä näihin liittyvät tiedot
sairausloma- ja paikallaolotiedot
tiedot työtapaturmista
tiedot palkitsemisista
tiedot varoituksista
tutkinnot, työkokemus ja työhistoria sekä erityinen osaaminen
työsuhteen alku- ja loppupäivä
hakemusasiakirjat liitteineen
tiedot ammattiliiton jäsenmaksua varten
kehityskeskusteluiden tiedot
oppisopimus- ja muut opiskelutiedot
luottamustoimen tiedot
erityiset terveystiedot, kuten allergia- tai lääkitystiedot sekä erityisruokavaliot
media- ja markkinointiluvat
Jäsenyystiedot

Mistä saamme henkilötietojasi?

Työsuhteen tai luottamustoimen alkaessa toimitetuista dokumenteista.
Valtakunnallisesta Suomen Vapaakirkon ylläpitämästä jäsenrekisteristä.
Matka- ja ajopäiväkirjatiedot itse toimitettuna.
Sairausloma- ja terveystiedot sekä poissaolotiedot itse toimitettuna.
Verohallinnon toimittamat verotustiedot.
Toimittamasi valtuutus ammattiliiton jäsenmaksun maksamiselle.
Tapahtumien tai tilaisuuksien yhteydessä täytettävästä ilmoittautumis- tai lisätietolomakkeesta.

Mihin henkilötietojani käytetään?

Henkilötietojasi käytetään tarpeen mukaan Kurikan Vapaaseurakunnan toimintaan kuuluvien tehtävien hoitamiseen.

Työsuhteen lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen
Luottamushenkilöiden toiminnan mahdollistamiseen
Säännöllisen toiminnan mahdollistamiseen
Tapahtumiin ilmoittautumiseen ja niiden organisointiin
Jäsenrekisterin ylläpitoon

Kuka käsittelee henkilötietojani?

Henkilötietoihisi on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden tehtäviin se kuuluu.

Henkilötietoja välitetään verottajalle ja pankille, jotta palkanmaksu ja verotuksen hoitaminen ovat mahdollisia. Välitettävät tiedot verottajalle ovat nimi, henkilötunnus sekä euromäärä ja pankille nimi, henkilötunnus, euromäärä sekä tilinumero.

Jäsentemme tietoja emme välitä eteenpäin, mutta niitä voidaan suostumuksellasi käyttää tapahtumien tai tilaisuuksien yms. markkinointiin.

Luovutetaanko tietojani kolmansille osapuolille?

Tietoja luovutamme tarpeen mukaan, kuten työsuhteen hoitamiseksi verottajalle tai pankille. Tietoja ei luovuteta ilman asianmukaista perustetta tai suostumusta.

0-30-vuotiaiden toiminnasta osallistujien nimet, syntymävuosi, sukupuoli, seurakunnan jäsenyys/ei-jäsenyys raportoidaan vuosittain Suomen Vapaakirkon Nuoret ry:lle.

Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset.

Tapahtumiin ja tilaisuuksiin liittyvät tiedot hävitetään sen jälkeen, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää tapahtuman tai tilaisuuden kannalta tarvetta.

Jäsenyyteen liittyvät tiedot säilytämme jäsenyyden ajan. Markkinointi- ja medialuvat säilytetään pysyvästi. Työsuhteen tietojen säilyttäminen perustuu kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön ja arkistolaitoksen ohjeistuksiin.

Suurin osa työntekijöiden henkilötietoja sisältävistä asiakirjoista säilytetään joko 2 tai 10 vuotta. Eläkkeen määräytymiseen liittyvät tiedot säilytetään yleisesti 50 tai 75 vuotta.

Missä henkilötietoni säilytetään ja miten ne on suojattu?

Henkilötiedot tallennetaan Suomessa sijaitseville ja asianmukaisesti suojatuille laitteille. Pääsy laitteille on rajattu vain henkilöille, joiden tehtäviin se kuuluu.

Osa henkilötiedoista säilytetään paperisena, näitä arkistoja koskevat samat huolellisuusvelvoitteet kuin sähköisiä arkistoja. Tiedot säilytetään lukituissa tiloissa tai kaapeissa, joihin vain asiaankuuluvilla henkilöillä on oikeus.

Millaisia oikeuksia minulla on?

Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja halutessasi saada näistä tiedoista kopio. Voit myös pyytää oikaisemaan tietosi tai poistamaan niitä ja tietosuoja-asetuksen 18 artiklan määrittelemissä tilanteissa rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä meihin tämän selosteen alussa olevia yhteystietoja käyttäen. Pyynnön tulee olla riittävän tarkasti yksilöity ja sen tulee sisältää riittävät henkilön yksilöintiedot. Voimme pyytää Sinua todistamaan henkilöllisyytesi riittävällä varmuudella tai tarkentamaan pyyntöä.

Vastaamme tietopyyntöihin kuukauden kuluessa ja ilmoitamme Sinulle, mikäli emme pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus.

Tietojen pyytäminen on maksutonta kerran vuodessa, mikäli tietoja pyydetään useammin tai pyyntö vaatii erityistoimenpiteitä, rekisterinpitäjällä on oikeus periä tiedoista kohtuullinen korvaus.

Sinulla on oikeus tehdä antamastamme päätöksestä tai henkilötietojen käsittelyn rikkomuksesta valitus tietosuojaviranomaiselle http://www.tietosuoja.fi/fi/. Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki.

Tämä tietosuojainformaatio voi muuttua esim. lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme Sinua ajoittain tarkistamaan, onko informaatiota päivitetty. Viimeisin päivitys on tehty 24.4.2020.